Peranan Staf Dalam Organisasi

Di dalam suatu organisasi terdapat peranan staf untuk mengatur atau mengawasi anggota yang lain. contohnya sebagai berikut :

Penyelenggaraan pemerintahan Daerah, Kepala Daerah maupun dalam perusahaan dibantu oleh :

• Unsur staf yang membantu penyusunan kebijakan dan koordinasi, diwadahi dalam Sekretariat.
• Unsur pengawas yang diwadahi dalam bentuk Inspektorat;
• Unsur perencana yang diwadahi dalam bentuk Badan;
• Unsur pendukung tugas Kepala daerah dalam penyusunan dan pelaksanaan kebijakan daerah yang bersifat spesifik, diwadahi dalam Lembaga Teknis Daerah; serta
• Unsur pelaksana urusan daerah yang diwadahi dalam Dinas Daerah

Peranan – peranan staf tersebut sangatlah penting dan membantu tercapainya suatu tujuan dalam organisasi, ibaratnya staf merupakan pondasi dalam suatu bangunan.

Telah dikemukakan bahwa dalam organisasi bentuk lini dan staff ada dua kelompok tenaga kerja.
Kelompok pertama adalah mereka yang tugas utamanya bersifat menterjemahkan tugas pokok menjadi aktivitas, sedang di pihak lain terdapat mereka yang tugasnya melakukan kegiatan-kegiatan penunjang demi lancarnya roda organisasi dan mekanisme kerjasama yang harmonis, baik secara kuantitatif maupun kualitatif. Kedua kelompok ini mempunyai peranan penting dalam merealisasi tujuan organisasi secara efektif dan efisien.Sepintas lalu kelihatan seolah-olah karyawan lini lebih penting karena tugas mereka yang utama melaksanakan aktivitas penting untuk merealisasi tujuan. Malah dianggap kadang-kadang bahwa tanpa karyawan staff tujuan dapat juga direalisasi. Pandangan ini terutama dalam organisasi modern kurang tepat, walaupun sifat aktivitas karyawan staff sebagai penunjang kegiatan yang dilakukan olah karyawan lini, akan tetapi peranan mereka dalam menciptakan efektivitas dan efisiensi sangat penting. Dengan bantuan karyawan staff organisasi dapat mendayagunakan resources yang dimiliki perusahaan secara optimum, karena mereka dapat melihat berbagai kemungkinan, pendidikan dan pengalaman mereka memungkinkan memilih kesempatan yang terbaik.Pembahasan tentang pentingnya peranan staff dalam proses manajemen berarti tidak saja menbahas pentingnya kegiatan-kegiatan penunjang terlaksana dengan efisien dan ekonomis, akan tetapi juga membahas pentingnya paranan karyawan staff dalam membantu management members dalam mengambil keputusan.Sering kurang disadari bahwa tugas utama dari seorang pemimpin adalah mengambil keputusan. Segala sesuatu yang terjadi dalam organisasi sebaiknya adalah karena diputuskan demikian bukan karena secara kebetulan terjadi. Keputusan-koputusan yang diambil oleh berbagai eselon pemimpin dalam organisasi tentu mempunyai bobot yang berbeda-beda pula. Semakin tinggi kedudukan seseorang dalam organisasi maka semakin besar keputusan yang diambilnya meskipun sering bobot dari keputusan tersebut bersifat umum dan kualitatif. Top management dalam organisasi mempunyai tugas dan tanggung jawab untuk mengambil keputusan yang bersifat menyeluruh dalam arti bahwa keputusannya akan mempunyai implikasi yang luas terhadap seluruh organisasi. Lower managementbiasanya membuat keputusan-keputusan yang terbatas kepada unit organisasi yang dipimpinnya. Dan sifat keputusannya lebih mudah diterjemahkan kepada bentuk yang bersifat kuantitatif.

Setiap keputusan yang diambil baik di tingkat top, middle maupun lowermanager seperti supervisor ada beberapa syarat yaitu sebagai berikut :

•Keputusan yang diambil harus mempermudah dan mempercepat pencapaian tujuan.
•Keputusan harus tepat dalam arti mampu memecahkan persoalan-persoalan yang dihadapi oleh organisasi.

•Keputusan harus praktis, dalam arti dapat dilakukan sesuai dangan kekuatan-kekuatan yang dimiliki organisasi.

•Keputusan yang diambil harus rasional dalam pengertian dapat diterima oleh akal sehat dari para pelaksana.

Dari uraian di atas dapat diketahui bahwa keputusan yang diambil belum tentu menyenangkan semua orang yang ikut serta dalam organisasi. Dapat dikatakan bahwa keputusan yang menyenangkan samua pihak tentu mempercepat proses pencapaian tujuan yang telah ditetapkan. Dapat dikatakan bahwa keputusan yang menyenangkan samua pihak belum tentu mempercepat proses pencapaian tujuan yang telah ditatapkan.

Tugas-tugas yang dapat diberikan kapada karyawan staff antara lain adalah sebagai berikut :
• Mengumpulkan data (fakta)

• Menginterpretasikan data (fakta)

• Mengusulkan alternatif tindakan

• Mendiskusikan rencana-rencana yang sedang dipikirkan dengan berbagai hak dan memperoleh kesepakatan mereka atau memperoleh alasan mengapa rencana tersebut ditolak.

• Mempersiapkan instruksi-instruksi tertulis dan dokumon-dokumen lainnya yang diperlukan untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan yang merupakan realisasi dari rencana yang telah ditetapkan.

• Mengamati kegiatan-kegiatan operasional dan kondisi-kondisi yang dihadapi untuk rnengadakan apakah instruksi-instruksi telah dijalankan dengan baik dan apakah instruksi tersebut menghambat atau mempelancar proses pencapaian tujuan.

• Mengusahakan pertukaran informasi antara para petugas-petugas oporasional mongenai pelaksanaan untuk meningkatkan kegiatan-kegiatan koordinasi.

• Meberikan infrmasi dan nasihat kepada petugas-petugas oporasional mengenai pelaksanaan tugas yang telah didelegasikan kepada mereka.

Dari peranan staff sebagaimana telah dikemukakan dapat diketahui bahwa staff adalah hal yang diinginkan apabila :

• Keterbatasan kemampuan pimpinan untuk melaksanakan tugas-tugas secara baik. Keterbatasan ini melingkupi ketarbatasan waktu, energi, pengetahuan, perhatian, pandangan dan sebagainya.

• Tugas-tugas yang harus dijalankan belum dapat didelagasikan kepada bawahan, dapat disebabkan:
(1) bawahan belum mempunyai kemampuan

(2) secara efektif dan efisien lebih tepat wewenang tersebut diberikan kepada spesialist.

Organisasi Staf (Staff Organization)

Dalam organisasi ini, tidak begitu tegas garis pemisah antara pimpinan dan staf pelaksana. Peran staf bukan sekedar pelaksana perintah pimpinan namun staf berperan sebagai pembantu pimpinan. Bentuk organisasi semacam ini muncul karena makin kompleksnya masalah-masalah organisasi sehingga pimpinan sudah tidak dapat lagi menyelesaikan semuanya dan memerlukan bantuan orang lain (biasanya para ahli) yang dapat memberikan masukan pemikiran-pemikiran terhadap masalah-masalah yang dihadapi. 

Meskipun organisasi ini lebih baik dari yang pertama karena keputusan-keputusan dapat lebih baik namun kadang-kadang keputusan-keputusan tersebut akan memakan waktu yang lama karena melalui perdebatan-perdebatan yang kadang-kadang melelahkan.

Fungsi Staf

Sebuah fungsi staf adalah kegiatan usaha sekunder yang mendukung fungsi-fungsi lini suatu usaha untuk mencapai tujuan. Dalam manajemen bisnis, fungsi staf biasanya didefinisikan sebagai semua fungsi yang tidak fungsi garis. Sifat dari fungsi ini adalah penasihat. Orang-orang milik fungsi ini menyelidiki, penelitian, dan memberikan nasehat kepada manajer lini mereka.

Butuh

Dunia bisnis berubah sangat cepat dan setiap jenis baru hari isu dan masalah yang bermunculan dan memerlukan spesialisasi di bidang ini berurusan dengan kondisi yang selalu berubah. Seperti tidak mungkin bagi seorang individu untuk memiliki spesialisasi di masing-masing bidang tersebut, ada persyaratan khusus orang yang dapat memberikan solusi cepat dan karenanya fungsi staf membuktikan menguntungkan. Ini menyediakan fungsi garis dengan dukungan penasihat. Sehingga membantu organisasi bisnis untuk bekerja lebih efisien dan efektif.

Keterbatasan

1. Menyalahkan pertandingan antara garis dan staf: Staf hanya mengusulkan rencana; fungsi untuk mengimplementasikan rencana yang baris. Jika rencana gagal staf menyalahkan garis, dan garis menyalahkan staf.
2. Lingkungan yang tidak bersahabat dapat berlaku: Beberapa manajer lini tidak ingin mendapatkan saran dari anggota staf, kadang-kadang, bagaimanapun, mereka ditekan untuk menerima rencana staf. Hal ini menciptakan friksi antara dua fungsi. Kadang-kadang tekanan ini karena goodwill tersebut  staf karena mereka memiliki keahlian di bidangnya, yang melapisi tanah ke selat mengerikan (ada, tentu saja, selalu)

Sebuah bisnis biasanya dapat bertahan dari kegagalan, atau menggunakan pengganti untuk fungsi staf. Fungsi staf bervariasi antara perusahaan, tetapi biasanya meliputi kegiatan seperti iklan, sumber daya manusia, dan pemeliharaan tanaman.

Macam -  Macam Staf

Pada dasarnya staf dapat dibedakan menjadi dua macam :

Staf Penasihat

Dibentuk untuk memberikan saran, bantuan, dan jasa kepada seorang manajer. Staf penasihat juga memberikan saran-saran kepada pimpinan terhadap semua bidang yang menjadi tugas dan tanggung jawab pimpinan. Apabila diperlukan Manajer dapat menunjuk atau mengangkat staf penasihat dalam bidang perencanaan, pengorganisasian, pemberian motivasi, pengawasan, dan pengambilan keputusan.Agar saran-saran yang diberikan kepada pimpinan merupakan saran yang sudah matang, obyektif dan telah diuji serta diteliti kebenarannya, maka saran-saran itu harus digarap melalui suatu proses. Proses pemberian saran tersebut melalui kegiatan sebagai berikut :

1.      Pengumpulan data dapat dilakukan dengan mengadakan penelitian atau riset.
 

2.      Mengadakan analisis fakta-fakta, informasi-informasi yang diterima.

3.      Mengadakan evaluasi atau penilaian. 

4.      Membuat berbagai alternatif atau kemungkinan.

5.      Mengadakan pemilihan dari berbagai kemungkinan yang dianggap paling baik. 

6.      Membuat kesimpulan.

7.      Merumuskan saran-saran atau pertimbangan-pertimbangan dalam suatu bentuk tertentu sehingga mudah dan cepat dipahami oleh pimpinan.

Staf Pelayanan ( Staf Specialis )

Yaitu membantu pimpinan dalam melancarkan tugas-tugas organisasi, dalam memberikan pelayanan untuk seluruh lini dan unsur organisasi. Fungsi utama staf pelayanan adalah memberikan pelayanan yang sebaik-baiknya dalam bentuk kegiatan-kegiatan operasional, bukan memberikan saran atau pertimbangan.

Referensi :

http://wikipedia.com

http://id.answers.yahoo.com/question/index?qid=20090726200029AA9dOiT ( 26-Maret-2012 Pukul 21:40)

http://kindiboy.wordpress.com/2012/03/04/peranan-staf-dalam-organisasi/ (24-Maret-2012 Pukul 21:00)

http://www.ut.ac.id/html/suplemen/ekma4333/1.3.htm (24-Maret-2012 Pukul 21:20)